Política de privacidad

1. Quién es responsable de sus datos

El responsable del tratamiento es Eco Pulse, SASU, editor de este sitio y de la aplicación que aloja. Los datos completos están en el aviso legal.

Para cualquier duda sobre esta política, para ejercer sus derechos o para comunicar un incidente: contact@nokimind.com. No se ha designado un delegado de protección de datos: ni el tamaño de la empresa ni la naturaleza de los tratamientos lo exigen.

2. Qué cubre esta política

El servicio adopta cuatro formas, y esta política cubre las cuatro.

• El sitio público: páginas de presentación y formulario de contacto, además de los cuestionarios que una agencia envía a sus clientes y las páginas donde se reserva una cita con ella, cada uno mediante un enlace privado.
• Los presupuestos en línea: un presupuesto se abre desde un enlace privado, y se puede leer, comentar y firmar sin cuenta.
• Las áreas con sesión iniciada: el área de cliente (presupuestos, facturas, seguimiento de tareas y los hilos de conversación que las acompañan, informes entregados con sus hilos de comentarios, indicadores de rendimiento seguidos para la empresa, contenidos de publicación sometidos a la aprobación de la empresa, mensajería, credenciales compartidas, archivos compartidos, notificaciones, y la lista de las personas de la empresa que tienen acceso) y el área de administración reservada al equipo de Noki Mind.
• La plataforma B2B: los catálogos mayoristas que los mayoristas publican y gestionan ellos mismos, el área en la que los gestionan, y las cuentas que abren los comercios para comprar allí. Ese público no es ni cliente de la agencia ni miembro de su equipo: sus datos viven aparte, y ninguna agencia tiene acceso a ellos.

No cubre las tiendas que creamos para nuestros clientes: cada una tiene su propia política, y el comercio responde de ella.

3. Qué datos, para qué, con qué base

Solo recogemos lo que el servicio necesita para funcionar, y nada más. Para cada situación: qué se recoge, para qué sirve y qué lo hace lícito.

• Formulario de contacto: su nombre y, según nos escriba o pida que le llamemos, o bien su dirección de correo electrónico, su mensaje y, si lo facilita, su teléfono, o bien su teléfono, y el día y la franja horaria que le convienen (opcionales); en ambos casos, el tipo de proyecto si lo indica. Para responder a su solicitud y preparar una propuesta. Base jurídica: medidas precontractuales adoptadas a petición suya.
• Cuestionario enviado por una agencia: sus respuestas, la dirección de correo a la que se envió el enlace cuando se envió por correo, y las fechas de envío, de primera apertura y de respuesta. Un cuestionario siempre está vinculado a la ficha del cliente al que se dirige: nunca se rellena en autoservicio, y lo que escribe en él solo lo lee el equipo de la agencia que lo envió. El envío de sus respuestas se comunica al equipo de esa agencia, según los canales que cada uno de sus miembros haya elegido para sus notificaciones: ese aviso lleva el título del cuestionario, el nombre de la ficha a la que está vinculado el envío y el número de preguntas que han obtenido respuesta, nunca sus respuestas, que solo se leen en la pantalla de su envío. Para preparar un diagnóstico y una propuesta adecuada. Base jurídica: medidas precontractuales, o ejecución del contrato una vez iniciada la colaboración. Su avance se guarda sobre la marcha: puede cerrar la página y volver más tarde con el mismo enlace, sin cuenta que crear. Ese enlace lleva un testigo secreto imposible de adivinar que da acceso: transmítalo solo a quien deba responder. Si lee el cuestionario en un idioma distinto de aquel en el que se escribió, los enunciados de las preguntas, y solo ellos, se envían a nuestro proveedor de modelos de lenguaje para traducirlos; sus respuestas nunca se envían, y la traducción obtenida se conserva para no volver a pedirla.
• Cita reservada mediante un enlace de reserva: su nombre, su dirección de correo, la franja que elige y las respuestas que el enlace le pide (teléfono, empresa, unas palabras sobre el motivo de la cita o una pregunta de la agencia). Sirven para organizar esa cita: la agencia los lee, y se escriben en el evento que recibe el calendario de Google del organizador, desde el que sale la invitación que se le envía a usted y a los demás participantes. Para saber qué franjas proponer, el servicio lee las horas en que los miembros del equipo implicados ya están ocupados en sus calendarios, sin guardar ni mostrar su contenido. Base legal: las medidas precontractuales adoptadas a petición suya y el interés legítimo de la agencia en organizar sus citas.
• Formularios del espacio cliente: las respuestas que su empresa envía mediante un formulario que la agencia ha preparado para ella (el nombre, las fotos, el precio y la descripción de un producto que publicar, por ejemplo), las imágenes y documentos de cualquier tipo (un certificado de análisis en PDF, una ficha técnica, un archivo de visuales) que sube en él, la fecha de cada envío y la cuenta que lo hizo, con el nombre que llevaba en ese momento. Cada respuesta conserva la copia de los campos tal como se plantearon, para seguir siendo legible si el formulario cambia después. Lo que envía solo lo leen el equipo de la agencia que preparó el formulario y los miembros de su empresa con acceso a su espacio, que encuentran los últimos envíos bajo el formulario. Cada envío se notifica al equipo de la agencia, por los canales que cada uno de sus miembros ha elegido para sus notificaciones: ese aviso lleva el título del formulario, el nombre de su ficha, el nombre de quien lo envió y la primera respuesta escrita (el nombre de un producto, por ejemplo), nunca el resto. Estas imágenes y documentos se guardan en un almacenamiento privado y solo se leen mediante enlaces temporales válidos durante una hora; ninguno es ejecutado por el servicio, y los que un navegador podría interpretar se descargan en lugar de mostrarse. Para ejecutar el encargo que nos confía, la publicación de sus productos por ejemplo. Base jurídica: ejecución del contrato.
• Cuenta con sesión iniciada: dirección de correo electrónico, nombre, foto de perfil (opcional: si entra con «Continuar con Google», la foto de su cuenta de Google le representa por defecto, se lee al mostrarla y nunca se copia a nuestro lado; subir una aquí la sustituye), idioma, ajustes de presentación que usted mismo guarda (vistas de listas de tareas, por ejemplo, con el nombre que les dé, o las tareas que pospone y hasta cuándo), para un miembro del equipo de Noki Mind su horario de trabajo si lo configura (días laborables, inicio y fin de la jornada, duración por defecto de una tarea), que sirve para proponerle horas para sus tareas, así como las tareas que sigue sin llevarlas, de cuyo hilo y cambios de estado se le avisa por los canales que haya elegido (sigue de entrada las que crea y aquellas en cuyo hilo escribe, un compañero puede suscribirle, y se retira con un gesto; esta lista solo la lee el equipo), y bien una contraseña (nunca guardada en claro), bien el identificador de su cuenta de Google si elige esa vía de entrada. Para abrir el área, reconocerle en ella y devolvérsela tal como la dejó. Su nombre y su foto le representan en todas partes donde la aplicación le muestra (una tarea que se le asigna, un mensaje que escribe), y por tanto los ven todos los que comparten esas pantallas con usted: las personas de su empresa y las de la otra empresa de la colaboración. Su dirección de correo, su idioma, sus ajustes de presentación y su horario de trabajo, en cambio, nunca salen de su cuenta. Esa dirección la cambia desde sus ajustes: entonces se envía un enlace de confirmación a la nueva, y otro a la actual, que sigue siendo la suya hasta que se abran. Una cuenta se crea de dos maneras: mediante el enlace de una invitación nominal, o por usted mismo desde la página de inicio de sesión, en cuyo caso se envía un enlace de confirmación a la dirección que ha indicado y la cuenta no abre nada hasta que se abra ese enlace. Base jurídica: ejecución del contrato.
• Agencia: el nombre que le da al crearla, la fecha de creación, y la lista de las cuentas que son miembros con la función de cada una (propietario, administrador, miembro). Una agencia nace de la cuenta que la crea, que pasa a ser su propietaria; los demás miembros entran por invitación. Ese nombre es el que ven sus clientes en el área que les abre. Todo lo que la agencia produce queda vinculado a ella, y es ese vínculo el que hace que ninguna agencia vea nunca los datos de otra. Base jurídica: ejecución del contrato.
• Invitación a un área con sesión iniciada: la dirección de correo invitada, la fecha de envío, la fecha de aceptación o de anulación, y la cuenta que invitó. Una invitación a un área de cliente procede de Noki Mind, o de alguien que ya tiene acceso a esa área y escribe la dirección de un compañero: tratamos esa dirección por cuenta de su empresa, con el único fin de enviar el enlace y abrir el acceso. El enlace solo funciona para la dirección invitada, caduca a los siete días, y el secreto que lleva solo se almacena como huella. La fila queda después en la lista de accesos, que dice cómo entró alguien y por qué un enlace ya no funciona. Base jurídica: ejecución del contrato.
• Presupuestos, comentarios y firma: la identidad declarada del firmante (nombre, cargo, dirección de correo), las líneas seleccionadas, los totales recalculados por el servidor, la fecha y la hora, una huella SHA-256 del documento, el código de verificación enviado por correo, y la firma dibujada o escrita. Para acreditar el acuerdo. Base jurídica: ejecución del contrato y obligaciones legales de conservación.
• Facturas: el PDF de cada factura que le enviamos, tal cual sale de nuestro programa de contabilidad, más una copia de su número, fecha de emisión, fecha de vencimiento, total con IVA y el IVA que contiene. La aplicación no crea ninguna factura: lee el documento subido para proponer esos cinco valores, que un miembro del equipo de Noki Mind comprueba y corrige antes de guardarlos, calculándose la fecha de vencimiento a partir de la de emisión cuando el documento indica un plazo de pago en vez de una fecha, y quedando después corregible o suprimible por el equipo de Noki Mind, y es ese guardado el que hace aparecer la factura en su área y el que le avisa, por los canales que haya elegido para sus notificaciones. Ese aviso lleva el número de la factura y su total, nunca el documento ni un enlace que lo abra. El día del vencimiento, y solo ese día, se le envía un recordatorio de la misma manera y por los mismos canales si aún no consta ningún pago: lleva el número de la factura, su total y el día de ese vencimiento, sale una sola vez para un vencimiento dado, guardando la aplicación a tal efecto el vencimiento para el que salió, y un vencimiento corregido por el equipo de Noki Mind hace salir uno nuevo ese mismo día. Una factura sin vencimiento no desencadena ninguno, y un vencimiento ya pasado no se recupera. A esto se añade, una vez que el equipo de Noki Mind registra su pago desde su extracto bancario, la fecha de ese pago, introducida a mano y corregible o borrable del mismo modo: le sirve al equipo para saber qué queda pendiente y para reclamárselo, es lo que detiene el recordatorio anterior, no se muestra ni en su área ni en ninguna notificación, y nada lo adivina en su lugar. El PDF vive en un almacenamiento privado, visible para usted y para el equipo de Noki Mind, y se descarga mediante un enlace firmado de corta duración. Para entregarle sus facturas y conservarlas. Base jurídica: ejecución del contrato y obligaciones legales de conservación.
• Seguimiento de la colaboración: las tareas, los informes que la agencia le entrega (su nombre, la fecha de entrega, su contenido y los medios que los ilustran), los mensajes escritos en el hilo de una tarea o de un informe y las personas que nombra en ellos, las personas nombradas en el texto de una tarea o de un informe, con el nombre que llevaban en ese momento y el identificador de su cuenta, ambos escritos en el texto para que el nombre siga siendo exacto cuando cambie en otro sitio (solo pueden nombrarse allí personas que ya ven ese texto, las demás quedan como texto simple y no se les avisa; a las personas nombradas se les notifica por los canales que hayan elegido, y en un informe ese aviso solo sale al publicarse, ya que es entonces cuando el texto le llega), el pasaje del texto que un mensaje comenta cuando apunta a uno (guarda una copia de ese pasaje, para volver a encontrar el punto del que habla incluso después de una reescritura), el mensaje al que responde, la fecha de su última corrección cuando su autor lo ha revisado, y si una observación se ha marcado como resuelta, con la fecha y el nombre de quien la cerró, las notas y transcripciones de reuniones producidas por nuestras herramientas de vídeo o sacadas de una grabación de audio que el equipo aporta (una reunión o una llamada grabada fuera de una videollamada, cuyas voces se nombran a partir de los participantes anunciados, del equipo y de sus contactos), vinculadas a su ficha a partir de las direcciones de correo de los participantes y de las personas invitadas al evento de calendario del que procede la reunión, o, cuando ninguna dirección apunta a usted, a partir del nombre de su empresa cuando se pronuncia en la reunión o figura en su título. El resumen de una reunión, y las tareas que la aplicación propone después al equipo, los escribe automáticamente un modelo de lenguaje a partir de la transcripción (véase la lista de nuestros proveedores más abajo); esas tareas propuestas siguen siendo internas hasta que un miembro del equipo asume una. El mismo modelo relee lo que ya tenemos sobre usted (su ficha, los datos personalizados que guardamos en ella, las tareas de la colaboración y nuestras notas internas sobre usted) y propone al equipo las correcciones que la reunión exige: un dato de contacto que ha cambiado, un plazo aplazado, una nota que ha dejado de ser cierta. Esas propuestas son internas y no escriben nada: muestran el estado actual junto al valor propuesto, y un miembro del equipo las acepta, las corrige antes de aceptarlas, o las descarta. Nada cambia en nuestros datos sin ese gesto. Para escribir ese resumen, la aplicación coteja los participantes anunciados con las cuentas que existen en nuestro lado, las del equipo de Noki Mind y las que usted ha abierto en su área, comparando su nombre y su dirección de correo; el nombre de esas cuentas se envía al modelo junto con la transcripción, para que el resumen nombre a las personas como usted las nombra y para que una tarea propuesta pueda encomendarse a un miembro del equipo. Ese cotejo no se almacena, se rehace en cada lectura, y nunca encomienda una tarea a uno de sus contactos. Para realizar el trabajo y dejar constancia de él. Un informe es una nota interna del equipo de Noki Mind (véase la línea siguiente) que le publicamos: solo aparece en su área a partir de ese momento, con la forma que tenía entonces, y toda corrección posterior le llega en la siguiente publicación. Podemos retirarlo de su área, lo que cierra también su hilo y sus medios sin borrar nada en nuestro lado. El hilo de una tarea o de un informe reúne al equipo de Noki Mind y, cuando la tarea o el informe están abiertos para usted, a las personas que tienen acceso a su espacio: lo que usted escribe allí lo puede leer el equipo, pero no todo lo que el equipo escribe allí está destinado a usted. En una tarea, un intercambio que abre el equipo sigue siendo interno, salvo que este decida dirigírselo a usted al escribirlo; los que usted abre siguen siendo legibles para usted, y cada respuesta sigue al intercambio al que responde. Esa elección se hace en el momento en que se escribe el mensaje, y no sigue a la tarea: un intercambio interno nunca se le abre porque una tarea reservada primero al equipo se le abra más tarde. Solo el miembro del equipo que abrió el intercambio puede volver sobre esa elección, y solo mientras nadie haya respondido: el intercambio pasa entonces a serle legible, y se le avisa como de un mensaje nuevo, o vuelve a ser interno y sale de su espacio, sin que ello borre lo que haya podido leer entretanto. En un informe, esa puesta en común solo cubre lo escrito a partir de su publicación: los intercambios que el equipo mantuvo bajo la nota antes de entregársela siguen siendo internos, igual que las respuestas que después se les den. Cada cual edita y borra los mensajes que escribió él mismo, y solo esos: una edición se ve, y el hilo lleva la marca «editado» junto a la fecha del mensaje, y un borrado es definitivo, ya que la fila se elimina de nuestras bases de datos. Un mensaje que ya ha recibido respuesta no se puede borrar, para que las respuestas de otros no se vayan con él; sigue siendo editable. Un mensaje es texto con formato: lleva títulos, listas, enlaces, imágenes insertadas y archivos adjuntos, exactamente igual que el texto que comenta. También puede llevar un mensaje de voz, grabado con el micrófono de su dispositivo: el micrófono solo se abre cuando usted toca su botón, y se cierra en cuanto adjunta la grabación o renuncia a ella; nada se envía antes de ese gesto, y la grabación no se transcribe. Es un archivo adjunto como los demás. Esas imágenes y archivos viven en espacios de almacenamiento separados, descritos más abajo con los archivos compartidos, y solo se abren a quien ya puede leer el mensaje que los lleva. Marcar una observación como resuelta es un gesto del equipo de Noki Mind. En un informe, la cuestión cerrada sale entonces de su área junto con sus respuestas: no se borra nada en nuestro lado, su derecho de acceso se aplica a ello como a todo lo demás, pero deja de mostrarse y ya no se puede escribir en ella. En una tarea, sigue siendo legible, simplemente archivada tras su contador. Cada tarea guarda también el registro de sus cambios: quién la creó o la propuso (la propia aplicación, para una tarea sacada de una reunión o la siguiente de una tarea recurrente), quién cambió su título, su descripción, su estado, su urgencia, sus fechas, su repetición, su visibilidad, la ficha a la que pertenece o la tarea de la que forma parte, quién la asignó a quién y quién añadió o quitó una etiqueta, con el nombre que la persona tenía entonces, el valor anterior, el nuevo y la fecha (la descripción solo deja allí una huella, nunca su texto). Este registro incluye los gestos que usted mismo hace en una tarea que se le ha asignado, marcarla como hecha por ejemplo; solo lo lee el equipo de Noki Mind y desaparece con la tarea. Base jurídica: ejecución del contrato.
• Skills: los procedimientos que el equipo de Noki Mind escribe para un asistente, en el formato de las skills de Claude (un archivo de instrucciones y los archivos que cita), cuando están vinculados a su empresa porque describen cómo trabajar para ella (su tono, su identidad de marca, sus productos, sus costumbres). Cada guardado se conserva como una versión, con su contenido completo, la fecha, el miembro del equipo que lo hizo y lo que dice haber cambiado; una versión no se reescribe, y volver a una anterior escribe una más. Estas skills son internas al equipo de Noki Mind y no aparecen en su espacio. Las leen los asistentes que el equipo conecta a su espacio (ver la lista de nuestros proveedores más abajo) cuando les pide seguirlas. Desaparecen al eliminarlas; eliminar su ficha no las borra, las desvincula de su empresa. Para llevar a cabo la prestación de forma constante de una persona a otra. Base legal: ejecución del contrato.
• Decisiones: lo que el equipo de Noki Mind ha resuelto a lo largo de la colaboración, con el enunciado de la decisión, el razonamiento que la sostuvo, la opción descartada cuando la hubo, el día en que se tomó, el nombre de la persona de su empresa con quien se tomó cuando se tomó con usted, la reunión o la nota de la que procede, el pasaje que la acredita, y el miembro del equipo que la registró. Una decisión nunca se reescribe: cuando cambia, se escribe una nueva y la anterior se marca como sustituida, apuntando a ella, para que el razonamiento de ayer siga siendo legible; una decisión abandonada sin nada que la sustituya se marca igual. Estas decisiones son internas del equipo de Noki Mind y no aparecen en su área: lo que se le cuenta de ellas llega a través de los informes que le entregamos. Las lee el modelo de lenguaje que asiste al equipo (véase la lista de nuestros proveedores más abajo), para que no proponga lo que ya se ha descartado y para que reconozca un cambio de rumbo en lugar de añadir una decisión contradictoria. Para realizar el trabajo y dejar constancia de por qué tomó este camino. Base jurídica: ejecución del contrato.
• Indicadores de rendimiento (KPI): los indicadores que Noki Mind sigue para su empresa (facturación, tasa de conversión, ticket medio, número de pedidos, o cualquier otro que la colaboración requiera), con su nombre, su unidad, lo que cubren, y la serie de valores registrados, cada uno con el periodo que describe (un día, una semana, un mes, un trimestre, un año o un intervalo libre) y eventualmente con una nota que lo explica. Estas cifras proceden de usted o de sus herramientas, y es el equipo de Noki Mind quien las registra, valor a valor o importando un archivo CSV que ha preparado: la aplicación no las obtiene de ninguna parte, no se conecta a ninguna tienda y no calcula ninguna. Para medir lo que la colaboración produce y mostrárselo. Un indicador y sus lecturas son visibles en su área en cuanto se guardan, y siguen el plazo de conservación de los datos de su empresa. Base jurídica: ejecución del contrato.
• Contenidos de publicación: las publicaciones que Noki Mind prepara para las cuentas sociales de su empresa, con su título interno, el texto tal como se publicará, las etiquetas que los ordenan (la cuenta en la que salen, su formato, la campaña a la que pertenecen), la etapa en la que están, el día y la hora de publicación previstos, los medios de los que se componen junto con el orden en que saldrán, el enlace a la publicación en línea, la fecha de publicación, y los miembros del equipo de Noki Mind que los escriben. El texto puede nombrar a alguien del equipo de Noki Mind o de su empresa, con las mismas reglas que el texto de una tarea: su nombre en ese momento y el identificador de su cuenta se escriben en el texto, se le notifica por los canales que haya elegido, y a alguien de su empresa solo se le puede nombrar allí una vez que el contenido se le ha sometido. Un medio es de dos clases. O bien es una imagen o un vídeo que subimos: vive entonces en el mismo almacenamiento privado que sus archivos compartidos y cuenta para la misma cuota, pero no aparece en la carpeta de su área, porque no se le ha enviado, sino que compone una publicación. Puede que lo hayamos subido antes incluso de saber para quién sería la publicación: pertenece entonces solo a Noki Mind, y únicamente se incorpora a su almacenamiento y a su cuota cuando vinculamos esa publicación a su empresa. O bien es una dirección que citamos, que apunta a una imagen alojada en otro sitio (su propio almacenamiento en línea, el de un fotógrafo): entonces solo guardamos la dirección, no alojamos ninguna copia, y abrirla le lleva a quien la aloja, cuyas propias normas se aplican entonces. Ambas clases se ordenan en la misma lista y se leen en las mismas condiciones: solo quedan a su disposición desde el momento en que le sometemos el contenido, y desaparecen con él. Para preparar, hacer aprobar y programar lo que se publicará en su nombre. Un contenido solo aparece en su área desde el momento en que se lo sometemos: lo que escribimos antes sigue siendo interno, para que nunca vea un borrador en curso. El enlace que se copia sobre una publicación, tanto de su lado como del nuestro, lleva un testigo que muestra su título y su primer visual a quien tenga ese enlace, sin cuenta: es lo que hace que un enlace pegado en una conversación diga de qué publicación se habla. No muestra nada más (ni el texto del post, ni el hilo, ni su empresa, ni la etapa en la que está), no abre el servicio, y solo vale para la publicación que nombra. Base jurídica: ejecución del contrato.
• El hilo de un contenido de publicación: sus comentarios y los nuestros, en el orden en que se escribieron. Por su parte, su decisión (aprobado, o por mejorar), el comentario que le adjunta, la fecha de su respuesta y el nombre que lleva su cuenta en ese momento, guardado tal cual para que el intercambio siga siendo legible aunque esa cuenta se cierre después. Un rechazo debe decir qué hay que rehacer: el comentario es entonces obligatorio. Por nuestra parte, los comentarios que el equipo de Noki Mind escribe bajo el contenido en cualquier etapa de su preparación, con el nombre de su autor y su fecha; el equipo nunca dicta una decisión, ya que aprobar o devolver un contenido sigue siendo un gesto suyo. Estos intercambios se escriben en el editor, por ambos lados: llevan listas, enlaces, imágenes insertadas y archivos adjuntos, que viven en los mismos espacios de almacenamiento separados que los de un hilo de tarea y solo se abren a quien ya puede leer el mensaje que los lleva. Un comentario que escribimos antes de someterle el contenido es una nota interna y sigue siéndolo: no se le muestra, y someterle después el contenido no se lo abre con efecto retroactivo. Lo que escribimos una vez que el contenido está en su área lo puede leer usted, y nuestra pantalla nos lo advierte antes de escribir. Un comentario del equipo puede nombrar a alguien del equipo de Noki Mind o de su empresa, con las mismas reglas que el texto: su nombre en ese momento y el identificador de su cuenta se escriben en el comentario, se le notifica por los canales que haya elegido, y a alguien de su empresa solo se le puede nombrar en un comentario que pueda leer; en cualquier otro, su nombre vuelve a ser texto simple y no se le notifica nada. Estos intercambios los lee el equipo de Noki Mind y, en lo que está abierto para usted, las personas que tienen acceso a su área; no se borran ni se reescriben, y el hilo entero queda vinculado al contenido: es lo que permite saber por qué se rehízo una publicación. Cada respuesta se nos señala por los canales que usted haya elegido para sus notificaciones, y cada contenido que le sometemos se le señala de la misma manera. Base jurídica: ejecución del contrato.
• Notas del equipo de Noki Mind: los textos que escribimos para llevar la colaboración y seguirla (notas de reunión, métodos, historial de lo que se ha probado), junto con el nombre de su autor, la fecha en que se escribieron, los intercambios que mantenemos debajo (incluido el pasaje del texto al que apunta una observación, cuando apunta a uno, y la fecha en que se cerró), la carpeta en la que las archivamos, y la ficha de cliente con la que se relacionan cuando se relacionan con alguna. Pueden por tanto hablar de su empresa y de las personas que trabajan en ella. Están escritas para nosotros mismos y solo las puede leer el equipo de Noki Mind, salvo cuando decidimos publicarle una: se convierte entonces en el informe que usted lee en su área, descrito en la línea anterior, y su hilo de comentarios se le abre a partir de ese momento, quedando interno todo lo dicho antes de la publicación. Sus derechos, empezando por el de acceso, se aplican a estas notas como a todo lo demás, se le hayan publicado o no. Base jurídica: nuestro interés legítimo en organizar nuestro trabajo.
• Conversaciones con el asistente del área de administración: lo que un miembro del equipo de Noki Mind le pide al asistente de su área, lo que este le responde, los gestos que ha hecho a petición suya y lo que ha leído de nuestros datos para responder, lo que puede incluir por tanto lo que tenemos sobre su empresa y sobre las personas que trabajan en ella. El hilo se conserva para que su autor lo reencuentre y lo retome más tarde, bajo un título que hacemos resumir de su primer mensaje; solo él puede leerlo, ni siquiera los demás miembros del equipo, y lo renombra o lo elimina cuando quiere. Cada petición deja también su medición, sin nada de lo que se ha dicho: el modelo que ha respondido, el número de pasos, de gestos y de gestos fallidos, los tokens consumidos, el coste facturado por ese proveedor y el tiempo de respuesta, para seguir la calidad y el coste del asistente; solo el autor del hilo puede leerla, y desaparece con él. Lo que se envía al proveedor que enruta estos intercambios hacia un modelo de lenguaje se describe más abajo, en la lista de nuestros proveedores. Base jurídica: nuestro interés legítimo en organizar nuestro trabajo.
• Datos personalizados en una ficha de cliente: los datos que la agencia decide seguir sobre cada uno de sus clientes, además de los que la ficha ya pide. La agencia define ella misma esas entradas (la dirección de su tienda, el perfil profesional de un directivo, un vencimiento, una casilla) y rellena lo que sabe: pueden por tanto referirse tanto a su empresa como a las personas que trabajan en ella. Solo las puede leer el equipo de Noki Mind, nunca aparecen en su área, y siguen el plazo de conservación de los datos de su empresa; sus derechos, empezando por el de acceso, se aplican a ellas como a todo lo demás. Base jurídica: nuestro interés legítimo en llevar la colaboración.
• Calendarios conectados de un miembro del equipo de Noki Mind, que puede conectar varios: para cada uno, la dirección de Google autorizada, el identificador de la cuenta, el estado de la conexión y la fecha de la última sincronización. La autorización de Google concede acceso de lectura a los eventos de esos calendarios (título, hora, disponibilidad, lista de invitados y su respuesta, enlace de la reunión), sirviendo los invitados de un evento grabado para determinar a qué ficha de cliente pertenece la reunión, sin que esa lista se conserve, y, cuando está activada la grabación de las reuniones abiertas sobre la marcha, al nombre y al enlace de las reuniones que esa persona organiza, con el único fin de detectar las reuniones que hay que grabar. Los invitados sirven también, diez minutos antes de una reunión que lleva un enlace de videoconferencia, para avisar a aquellos que tienen acceso a un espacio de cliente de la agencia, por los canales que cada uno ha elegido para sus notificaciones: el aviso lleva el título de la reunión, su hora y su enlace, nunca la lista de invitados. De la reunión solo guardamos el identificador del evento en Google y su hora, para no enviar dos veces el mismo recordatorio, y los borramos una semana después. Concede también el derecho a abrir una sala de videollamada en nombre de esa persona, y solo cuando lo pide desde la pantalla de reuniones: una sala abierta así no se añade a ningún calendario, no invita a nadie, y su enlace se le devuelve únicamente para que pueda compartirlo. Sirve también, cuando la agencia ha activado la Agenda, para mostrar a esa persona, y solo a ella, los eventos de sus propios calendarios junto a sus tareas, y para proponerle para una tarea horas que eviten sus reuniones: esos eventos se leen en Google para la semana que mira, en el momento en que la mira, y no se copian en ningún lugar de nuestro lado. Concede por último acceso de escritura a los eventos de esos calendarios, que la aplicación solo usa cuando esa persona actúa en la Agenda: mover un evento, crear uno (con, si lo pide, una videollamada de Google Meet), modificarlo o eliminarlo. Sirve también para poner en uno de esos calendarios, cuando esa persona lo pide para una tarea o ha elegido añadir automáticamente las que programa a una hora, un evento que refleja la tarea: su título, sus horas y un enlace que la vuelve a abrir, sin su descripción ni ningún invitado. Ese evento sigue después a la tarea cuando cambian su título o sus horas, sea cual sea el miembro del equipo que la modifique, y desaparece cuando la tarea se retira del calendario, pierde su hora o se elimina; para ello guardamos el identificador del evento en Google, su dirección y la zona horaria de sus horas. Las fichas de cliente que vincula a un evento se escriben en el propio evento, en Google, en una propiedad privada que sus invitados no ven. Cuando invita a los contactos de un cliente (se le proponen la dirección de la ficha y las de las personas con acceso a su área de cliente, y desmarca las que no quiere), las direcciones elegidas se transmiten a Google, que envía la invitación, y después los cambios y la cancelación, en nombre de esa persona. Un calendario conectado desde la Agenda por una agencia que no graba sus reuniones queda en pausa: no se programa ninguna grabación mientras nadie la reactive. La aplicación no toca ni los ajustes ni el uso compartido de un calendario, y no accede ni al contenido de una reunión ni al de un mensaje. El testigo emitido por Google se entrega a nuestro proveedor de grabación y se conserva en nuestro lado cifrado, bajo una clave que no vive en la base de datos, para esos únicos usos. Base jurídica: nuestro interés legítimo en dejar constancia de las reuniones de la colaboración y en organizar el trabajo y las citas del equipo, y la autorización puede retirarse en cualquier momento.
• Mensajería: el asunto de cada conversación, los mensajes intercambiados al respecto, su fecha, el nombre que tenía su autor al escribir, el estado de la conversación, y los archivos adjuntos a los mensajes. Para hablar de la colaboración y dejar constancia de ello. Una conversación se comparte entre su empresa y el equipo de Noki Mind: lo que escribe allí lo podemos leer nosotros, y lo que respondemos lo pueden leer todos los que tienen acceso a su área. El asunto no se pide: se escribe a partir del primer mensaje, con el modelo de lenguaje que describe la línea dedicada a OpenRouter. Un mensaje es texto con formato: lleva títulos, listas, citas, tablas y enlaces. También puede ser de voz, grabado con el micrófono de su dispositivo: el micrófono solo se abre cuando usted toca su botón, y se cierra en cuanto adjunta la grabación o renuncia a ella; nada se envía antes de ese gesto, y la grabación no se transcribe. Es un archivo adjunto, y sigue las reglas que vienen a continuación. Un archivo adjunto a un mensaje es un archivo compartido y sigue exactamente las mismas reglas: se incorpora a la carpeta de su área, donde lo encuentra y lo retira como los demás, incluso cuando lo deposita pegándolo en la zona donde escribe. Cada uno puede corregir o eliminar sus propios mensajes, y solo los suyos: un mensaje corregido lo indica («editado») a todos los que lo leen, y un mensaje eliminado desaparece de la conversación, mientras que sus archivos adjuntos se quedan en la carpeta compartida. Para cada persona, guardamos también el último momento en que abrió cada conversación, para señalarle lo que aún no ha leído: esta indicación solo aparece en su propia lista, y ni sus compañeros ni la otra parte la ven. Bajo un mensaje de la mensajería, de un hilo de tarea o del hilo de un informe, cada uno puede también dejar una reacción, un emoji elegido entre unos pocos: guardamos cuál, en qué mensaje, la cuenta que la dejó y el nombre que tenía en ese momento. La leen todos los que leen ese mensaje, y solo el autor del mensaje recibe un aviso, en su lista de notificaciones salvo que haya elegido otros canales; se retira con un toque y desaparece con el mensaje al que apunta. Siguen el plazo de conservación de los datos de su empresa. Base jurídica: ejecución del contrato.
• Credenciales compartidas: los accesos a sus herramientas (tienda, alojamiento, cuenta publicitaria) que nos confía para que podamos trabajar. Están cifrados en reposo, cada lectura queda registrada, y pueden revocarse en cualquier momento. Base jurídica: ejecución del contrato.
• Archivos compartidos: los documentos, imágenes y vídeos añadidos a la carpeta de su área, adjuntos a un mensaje de una conversación o añadidos como medios de un informe, junto con su nombre original, su tipo, su tamaño, la fecha en que se añadieron, el lado que los añadió, la carpeta en la que están archivados y, en su caso, el mensaje o el informe que los lleva. Para intercambiar lo que la colaboración necesite. Viven en un espacio de almacenamiento privado, visible para usted y para el equipo de Noki Mind, y puede retirar en cualquier momento todo lo que venga de su lado. El equipo de Noki Mind también puede añadir a la ficha de su empresa documentos de trabajo que reserva para sí (el presupuesto de un subcontratista, una versión intermedia): esos no le son visibles, no figuran en la carpeta de su área y no se le señalan. Viven en el mismo espacio de almacenamiento privado, con las mismas reglas de conservación, y el equipo puede compartirlos con usted en cualquier momento, en cuyo caso recibe un aviso como por cualquier adición. El archivado en carpetas lo lleva el equipo de Noki Mind: solo él crea, renombra, mueve y borra esas carpetas, usted las ve todas, y añade archivos a la que tiene abierta. Borrar una carpeta no borra ningún archivo: lo que contenía sube un nivel. Los medios de un informe se diferencian en dos puntos: no aparecen en la carpeta de su área, y solo le son legibles mientras lo sea el informe. Lo que se inserta dentro de un texto sigue un tercer camino: las imágenes, y los archivos adjuntos a un mensaje de un hilo de tarea o de informe, los añadamos nosotros o usted. Viven en dos espacios de almacenamiento separados, tampoco aparecen en su carpeta, no cuentan para el espacio concedido a su empresa, y solo se abren a quien ya puede leer el texto que los lleva: retirar el informe o la tarea de su área cierra en el mismo gesto lo que llevaban. Un archivo adjunto a un texto nunca lo ejecuta el servicio, y los que un navegador podría interpretar se descargan en lugar de mostrarse, igual que en la carpeta compartida. A petición de un miembro del equipo, el asistente de su área de administración, o un asistente que la agencia haya conectado a esa área, puede leer el TEXTO de un archivo añadido (un PDF que lo lleve, un archivo de texto) para resumirlo o buscar algo en él: ese texto se enruta entonces al modelo de lenguaje que le responde, en las mismas condiciones que todo lo demás que ese asistente lee en nuestros datos (véase la lista de nuestros proveedores más abajo), y no guardamos ninguna copia. El archivo en sí no sale por esa vía: ni los bytes ni un enlace se entregan a un asistente para que lo lea. Sin embargo, un archivo sí puede ENVIARSE a un servicio que la agencia haya conectado a su área, cuando un miembro del equipo lo pide (colocar sus imágenes en su tienda, por ejemplo): la aplicación crea entonces un enlace de descarga temporal, que ese servicio sigue para venir a buscar el archivo él mismo. Ese enlace abre ese único archivo, dura treinta minutos y diez descargas, no se publica en ninguna parte, y cada descarga comprueba que quien lo pidió sigue teniendo acceso a su carpeta: su salida de la agencia basta para cerrarlo. Cada adición a la carpeta compartida se señala al otro lado por los canales que haya elegido para sus notificaciones, llevando el aviso el nombre del archivo, el nombre de la persona que lo añadió cuando la adición viene de usted, y «Noki Mind» cuando viene de nosotros. Los archivos añadidos dentro del mismo cuarto de hora dan un solo aviso, que indica entonces cuántos son y el nombre del último en llegar: a tal efecto la aplicación guarda, durante esa ventana, cuántos archivos han llegado y a qué persona hay que avisar, sin guardar nada de lo añadido. Base jurídica: ejecución del contrato.
• Notificaciones: preferencias de canal, dirección de correo electrónico y, si lo activa, la suscripción push de su navegador. A esto se añade, para los sucesos que llegan en tandas, el recuento de los que caen dentro del mismo cuarto de hora, que sirve para enviar un solo aviso en lugar de uno por archivo y se borra al terminar la ventana. Si es contacto de un cliente de la agencia, también anotamos la fecha en la que abrió su espacio por primera vez desde el icono de la pantalla de inicio de su dispositivo, y la agencia ve en su acceso si la aplicación está instalada y si al menos uno de sus dispositivos recibe notificaciones (nunca cuál), para saber si debe ayudarle a configurarlas. Se añaden la fecha en la que siguió u omitió la visita guiada de su espacio y aquella en la que apartó la tarjeta «Primeros pasos», para no volver a proponérselas. Para contarle lo que le concierne. Base jurídica: ejecución del contrato, y su consentimiento para el push, que puede retirar desde su cuenta en cualquier momento.
• Cuenta de vendedor de la plataforma B2B: una cuenta gestiona allí tantos catálogos como quiera, y cada uno lleva la identidad de la empresa que lo gestiona (su razón social, su número de registro mercantil y el número de nueve cifras derivado de él), que se pide al abrirlo y sin la cual un catálogo no puede publicarse: el servicio aloja catálogos de terceros, y debe poder nombrar a quien publica lo que aloja. A esto se añade, para cada catálogo, su nombre, su dirección y su idioma, su frase de bienvenida, el logotipo y los dos colores de su imagen, siendo ese logotipo bien una dirección en su propio alojamiento, bien un archivo que nos sube, la dirección de correo y el teléfono por los que sus clientes le localizan, su pedido mínimo, si está publicado o no, y, cuando decide abrirlo solo a quien tenga el enlace, el testigo de ese enlace privado. A esto se añade lo que pone en su catálogo: sus secciones (con su subtítulo, la nota que las acompaña y la forma en que se lee su tabla de precios), sus productos (nombre, referencia, descripción, imagen, unidad de venta, embalaje, estado de existencias, los distintivos que les pone y las etiquetas que les cuelga), el vocabulario de etiquetas propio del catálogo, llevando cada palabra el icono y el color que elige para ella y sirviendo a tantos productos como quiera, las imágenes que sube para ellos, que como el logotipo que sube para su catálogo viven en un espacio de almacenamiento PÚBLICO, servido desde una dirección que lleva un identificador sorteado al azar, y su tabla de precios por volumen. A esto se añaden tres textos libres que escribe y formatea él mismo, uno que presenta el catálogo arriba, otro tranquilizador tras su primera sección, y un último al pie cuyo contenido decide solo él. Puede construir ese catálogo importándolo de un archivo, una hoja de cálculo o un PDF. Una hoja de cálculo se lee dentro de su propio navegador, y solo su texto nos llega. Un PDF se lee primero de la misma manera; cuando su navegador no puede, por ser el dispositivo demasiado pequeño para el documento, el archivo se deposita entonces en un almacenamiento privado el tiempo que tardamos en leerlo, y se BORRA en cuanto termina la lectura: no es el documento de nadie, no aparece en ninguna pantalla, y se lee una vez. Extraemos su texto, y ese texto va al modelo de lenguaje cuando su forma no se puede analizar (una tabla de precios impresa), en las mismas condiciones que todo lo demás que le confiamos (véase la lista de nuestros proveedores más abajo); no guardamos ninguna copia. Cuando el documento no lleva texto alguno, es decir, cuando es un catálogo escaneado, el documento mismo se entrega al modelo mediante un enlace de descarga temporal creado para esa llamada y que caduca con ella. Lo que vuelve se le muestra antes de escribir nada, y no se guarda nada hasta que lo haya aceptado. A la inversa, exporta su catálogo como hoja de cálculo o como PDF cuando quiere. A esto se añade quién gestiona ese catálogo: un catálogo lo gestionan una o varias personas, y de cada una se registra la fecha en que entró y, cuando fue invitada, la cuenta que la trajo. A alguien se le trae invitando su dirección de correo, que se conserva junto con la fecha de envío, la fecha en que el enlace deja de valer, el idioma del mensaje, la cuenta que invitó y la huella del testigo de ese enlace, nunca el testigo en sí; la invitación queda después en la lista del catálogo, aceptada o anulada, para que siempre pueda leerse cómo entró alguien. Cualquiera se va cuando quiere, y el último no puede: un catálogo nunca se queda sin nadie que lo gestione. A esto se añade, por último, el idioma en el que lee sus propias pantallas, que no es el de su catálogo: este último lo leen sus comercios, aquel es solo suyo, en todos los dispositivos que usa, y no sale de su cuenta. A esto se añade, del mismo modo, cuál de los cuatro avisos descritos más abajo (los tres avisos de pedido, y la respuesta de un cliente a un presupuesto) sigue queriendo y por qué canal: para cada aviso, para cada canal que ese aviso ofrece y solo para su cuenta, guardamos si lo apagó o lo dejó encendido, una preferencia que solo existe desde el día en que la toca y que tampoco sale de su cuenta. Los avisos que llegan a la campana de la plataforma dejan allí una línea, que conservamos: lleva el tipo del aviso, su fecha, si se ha leído, y lo necesario para volver a escribir su frase en cada lectura (el número de pedido o de presupuesto, la dirección del catálogo, la razón social del comprador o del cliente, el estado declarado o la respuesta dada), nunca un importe y nunca la frase en sí, que se reconstruye en el idioma del momento. Cada cual vacía las suyas, de una en una o todas las leídas a la vez. Y si permite las notificaciones en un dispositivo, conservamos la suscripción que nos da su navegador para llegar hasta él: la dirección técnica del servicio push, los dos secretos de cifrado que la acompañan y el nombre que el navegador se da a sí mismo, para que el dispositivo pueda nombrarse en la lista de los que suenan. Esa suscripción pertenece a la instalación del navegador y no a la cuenta, se retira desde la pantalla de la cuenta o rechazando las notificaciones en el navegador, y es la misma que usan las áreas de la agencia cuando la misma persona inicia sesión allí desde el mismo navegador: un navegador nunca tiene más de una. Para gestionar el catálogo y servirlo a sus visitantes. Un catálogo publicado lo puede leer todo el mundo, precios incluidos; hasta que lo esté, solo lo ven quienes lo gestionan, y publicar uno no publica los demás. Se inicia sesión con la misma cuenta que en el resto del sitio, y esa cuenta por sí sola no abre ni el área de una agencia ni la de uno de sus clientes: son accesos distintos, que se conceden por separado. Base jurídica: ejecución del contrato.
• Cuenta de comprador de la plataforma B2B: la razón social de su empresa, su número de registro mercantil y el número de nueve cifras derivado de él, su número de IVA, su dirección de entrega, el nombre y el teléfono de la persona de contacto, y su dirección de correo electrónico. El número de registro es la única condición para abrir una cuenta, y nada de esto se pide antes del momento de pedir: estos catálogos venden al por mayor, a empresas, y leer un escaparate no exige ninguna cuenta. Para identificarle como empresa y permitir al mayorista entregarle y facturarle. No tiene ninguna cuenta que crear de antemano ni ninguna contraseña que elegir: su dirección de correo se introduce con el resto de los datos, le enviamos un código de seis cifras, y copiar ese código es lo que abre su cuenta. A esa dirección llegan el acuse de recibo de su pedido y los avisos de su avance, y por ella vuelve a encontrar sus pedidos después; también sirve de identificador para iniciar sesión. El código vale una hora y solo se puede usar una vez. Puede buscar su empresa en el registro mercantil público desde el formulario: el nombre o el número que escriba se envía entonces a esa API pública del Estado (datos INSEE y RNE), que nos responde, y solo almacenamos lo que usted conserve. Al guardar los datos, el número de registro que ha introducido se envía también a ese mismo registro para comprobar que existe y que el establecimiento está abierto, y un número desconocido o cerrado se rechaza; cuando su empresa está establecida en otro país de la Unión Europea, su número de IVA intracomunitario es obligatorio y se envía al servicio VIES de la Comisión Europea, que nos dice si está registrado. En ambos casos solo se envía el número en cuestión, y de estas comprobaciones no guardamos más que su resultado. Base jurídica: ejecución del contrato, y nuestra obligación legal de comprobar la condición profesional del comprador.
• Pedidos de la plataforma B2B: los productos pedidos con su cantidad y su precio en el momento del pedido, su total, su número, su fecha, el estado en que se encuentra, el mensaje que deja al vendedor y el que este le devuelve. A esto se añaden, copiadas en el pedido al realizarlo, la identidad del comprador (razón social, número de registro, dirección de entrega, y el nombre, correo y teléfono del contacto) y el nombre del catálogo en el que se hizo. Esa copia es deliberada: un pedido es un documento comercial, debe seguir siendo legible y oponible cuando la cuenta se haya cerrado o la empresa haya cambiado de nombre. Un pedido lo leen el mayorista al que se dirige y el comprador que lo hizo, y nadie más: ningún otro mayorista lo ve, y ninguna agencia tampoco. El mayorista solo puede reescribir su avance y su propio mensaje, nunca el importe ni su identidad. Un pedido también puede registrarlo el propio mayorista, para un cliente que se lo hizo por teléfono, por correo o en persona: indica entonces la identidad de ese cliente (razón social, número de registro, nombre, correo y teléfono del contacto, dirección de entrega) y lo que el cliente precisó, y el precio sigue siendo el de su tabla. El número de registro introducido se contrasta con el registro mercantil, como el de una cuenta de comprador. Un pedido así no está vinculado a ninguna cuenta de comprador, solo lo leen quienes gestionan el catálogo, y no sale ningún correo hacia la dirección introducida: el mayorista, que recogió esos datos de su cliente, responde de ellos y le avisa a su manera. Para registrarlo, se le proponen los clientes de sus pedidos anteriores, y solo ellos. Aquí no se realiza ningún pago: el pago y la entrega se arreglan entre usted y él, fuera del servicio. Hacer un pedido envía dos correos, cada uno con su detalle: uno al mayorista, a la dirección de contacto de su catálogo, con su razón social, número de registro, dirección de entrega, nombre, correo, teléfono y el mensaje que le deja; el otro a usted, como acuse de recibo, sin su número de registro ni su dirección, que ya conoce. Cada etapa que el mayorista declara le envía un tercero. Un pedido entrante y cada etapa se anuncian también en la campana de la plataforma y, cuando se ha permitido en un dispositivo, mediante una notificación en él: esos dos canales se dirigen a una persona y no a una dirección, así que a cada persona que gestiona el catálogo se le avisa según sus propios ajustes. El acuse de recibo solo llega por correo: responde a la acción que usted acaba de hacer, y tiene la pantalla de confirmación delante. Todo ello se puede desactivar desde la pestaña «Notificaciones» de su cuenta, a la que enlaza el pie de cada mensaje, aviso por aviso y canal por canal: lo que se le dirige a usted se detiene en cuanto lo pide; el correo del mayorista, que va a la dirección de contacto de su catálogo y que por tanto pueden leer varias personas, solo se detiene cuando nadie que gestione ese catálogo lo quiere ya. Desactivar un correo no cambia nada del pedido en sí, que sigue siendo legible desde ambos lados dentro del servicio. Base jurídica: ejecución del contrato y obligación legal de conservar los documentos comerciales.
• Cartera de clientes y documentos comerciales de la plataforma B2B: un mayorista lleva, para cada uno de sus catálogos, la ficha de las empresas a las que vende. Cada pedido inscribe en ella a su cliente (razón social, SIRET, número de IVA, dirección de entrega, nombre, correo y teléfono del contacto, copiados del pedido), y él añade a mano a quienes prospecta, con los mismos datos, una dirección de facturación, la etapa en que está la relación y una nota que no sale de su espacio. En ella emite sus presupuestos, sus facturas y sus rectificativas: cada uno copia, en el momento de su emisión, la identidad del cliente y la del mayorista (razón social, SIRET, número de IVA, dirección, datos bancarios y menciones que indica en sus ajustes), sus líneas, sus importes, sus fechas y, para una factura, la fecha del pago cuando el mayorista la registra. Un documento solo se envía cuando él lo pide, a la dirección de correo que introduce en ese momento, con el mensaje que añade: guardamos la dirección y la fecha del envío. El cliente lo abre sin cuenta, por un enlace que lleva un código sorteado al azar; a un presupuesto puede responder en línea, y guardamos su respuesta y su fecha, que avisan al mayorista. Estas fichas y estos documentos solo los leen quienes gestionan el catálogo, y cada documento quien tiene su enlace: ningún otro mayorista ni ninguna agencia tiene acceso a ellos. El mayorista, que recoge estos datos de sus clientes y emite estos documentos bajo su responsabilidad, responde de ellos y les informa. Base jurídica: ejecución del contrato, y obligación legal de expedir y conservar las facturas.
• Mensajes de WhatsApp de una agencia: cuando una agencia vincula su número de WhatsApp Business, recibimos de Meta y conservamos los mensajes intercambiados con ese número (su texto, su tipo y el pie de un archivo adjunto, sin el archivo), el número y el nombre de perfil de cada interlocutor, y la hora y el estado de cada mensaje (enviado, entregado, leído). Si el número sigue también en la aplicación WhatsApp Business del teléfono, nos llegan además los mensajes enviados desde ese teléfono y su historial de los últimos seis meses, salvo las conversaciones de grupo. Los miembros del equipo de la agencia los leen y los responden, y una respuesta enviada conserva el nombre de quien la escribió. Base jurídica: interés legítimo de la agencia en responder a quienes le escriben a su número profesional.
• Registros técnicos: dirección IP, marca de tiempo, navegador y páginas solicitadas, conservados por nuestros alojadores. Para la seguridad, la prevención de abusos y el diagnóstico de averías. Base jurídica: nuestro interés legítimo en mantener seguro el servicio.

No recogemos ningún dato de categoría especial del artículo 9 del RGPD y nunca los pedimos. El servicio se dirige a profesionales: no está destinado a menores, y no recogemos conscientemente sus datos.

4. Cookies y almacenamiento local

Este sitio no instala ninguna cookie publicitaria ni ningún rastreador de redes sociales, y su medición de audiencia no instala ninguna cookie. Las únicas cookies que instala son estrictamente necesarias para el funcionamiento del servicio, y por eso no se le muestra ningún banner de consentimiento.

• Cookies de sesión: se instalan al iniciar sesión para mantener la sesión abierta, y se borran al cerrar sesión o cuando caducan.
• Cookie de vista previa del área de cliente: se instala en el navegador de un miembro del equipo de Noki Mind cuando abre el área de un cliente para verla como la ve ese cliente. No contiene más que el identificador de la ficha consultada, no concede ningún acceso por sí sola, y se borra al salir de la vista previa o al cerrar el navegador.
• Almacenamiento local del navegador: sus ajustes de visualización (tema claro u oscuro, barra lateral plegada, ancho de la columna de comentarios), y el nombre que deja en el comentario de un presupuesto. Nada de esto sale de su dispositivo, y borrar los datos del sitio lo elimina.
• Enlace privado de un catálogo mayorista: cuando abre un catálogo mediante un enlace privado, el testigo de ese enlace se copia en una cookie, para que el catálogo no vuelva a cerrarse en el segundo enlace que siga. No contiene más que ese testigo, está limitada a la dirección de ese catálogo, dura doce horas, y no concede nada por sí sola: el derecho a abrir se comprueba en cada página, en el servidor.
• Cesta de un catálogo mayorista: lo que pone en ella antes de pedir (los productos guardados y sus cantidades, nada más) vive en el almacenamiento local de su navegador, una cesta por catálogo. Es lo que le permite componer un pedido sin abrir una cuenta. Nunca se nos envía hasta que pide, no le sigue de un dispositivo a otro, y borrar los datos del sitio la elimina.

Medición de audiencia: contamos las visitas al sitio con Vercel Web Analytics, la herramienta de nuestro alojador. No instala ninguna cookie y no escribe nada en su dispositivo. Registra la página vista (su dirección sin nada de lo que la sigue, salvo los parámetros de campaña «utm»), el sitio desde el que llega, su país, el tipo de dispositivo, el sistema operativo y el navegador. Las páginas de una misma visita se vinculan mediante una huella calculada a partir de la solicitud, que no contiene su dirección IP y se borra al cabo de veinticuatro horas: la herramienta no le reconoce de un día para otro, y nosotros solo leemos totales. Por eso no le pide su consentimiento. También medimos la rapidez del sitio y de los espacios con sesión iniciada con Vercel Speed Insights, una segunda herramienta del mismo alojador, que tampoco instala ninguna cookie: registra el tiempo que tarda cada pantalla en mostrarse y en responder a un clic, agrupado por tipo de página (nunca por dirección real, y la dirección que lo acompaña se envía sin nada de lo que la sigue), junto con el tipo de dispositivo, el navegador, el país y la calidad de la conexión. No vincula estas mediciones entre sí ni le reconoce: nos sirve para encontrar las pantallas demasiado lentas.

Contenidos integrados: un texto del espacio de cliente o del espacio de administración puede mostrar un contenido alojado por un tercero (un vídeo, un documento compartido, una maqueta). Nada de él se carga al abrir la página: el contenido espera a que haga clic en él, y el bloque nombra el sitio del que procede. Ese clic equivale a una solicitud suya, y ese sitio puede entonces instalar sus propias cookies, regidas por su política y no por la nuestra. Los vídeos de YouTube pasan por su dominio sin cookies (youtube-nocookie.com).

5. Quién tiene acceso a sus datos

Sus datos son accesibles para el equipo de Noki Mind, limitados a lo que cada persona necesita ver, y para nuestros proveedores técnicos, que actúan siguiendo nuestras instrucciones y únicamente por cuenta nuestra.

• Vercel: alojamiento del sitio y de la aplicación, y medición de la audiencia y de la rapidez del sitio.
• El registro mercantil público (la API «Recherche d'entreprises» del Estado francés, datos INSEE y RNE): se consulta cuando busca su empresa para rellenar una ficha de cliente, una cuenta de comprador de la plataforma B2B, la ficha que un mayorista lleva en ella sobre uno de sus clientes o el pedido que un mayorista registra en ella para un cliente, y de nuevo al guardar una cuenta de comprador o un pedido así, para comprobar que el número de registro introducido existe y que el establecimiento está abierto. Solo se le envía el nombre o el número en cuestión, nunca el resto de la ficha.
• El servicio VIES de la Comisión Europea: se consulta al guardar una cuenta de comprador de la plataforma B2B que lleve un número de IVA intracomunitario, para comprobar que el número está registrado en su Estado miembro. Solo se le envía ese número, y nada más; no guardamos más que la respuesta. Esta comprobación solo se hace en la plataforma B2B, donde una entrega entre empresas de dos Estados miembros se acoge a la inversión del sujeto pasivo y exige un número válido.
• Supabase: base de datos, autenticación y almacenamiento de archivos.
• Resend: entrega de los correos de servicio (invitaciones, notificaciones, códigos de verificación, avisos de pedido de la plataforma B2B y documentos (presupuestos, facturas, rectificativas) que un mayorista envía desde ella a sus clientes, solicitudes enviadas por el formulario de contacto, y enlaces de seguridad de la cuenta: confirmación de dirección, restablecimiento de contraseña, cambio de la dirección de inicio de sesión).
• Google: si elige “Continuar con Google” para entrar en su área, para leer los calendarios de un miembro del equipo que haya conectado los suyos y, cuando actúa, escribir sus eventos (incluidas las invitaciones a los contactos que invita, los eventos que reflejan las tareas que pone en ellos, y las citas reservadas mediante uno de sus enlaces de reserva, con la invitación que se envía a quien reserva), y para el aviso que nos dice que una de sus reuniones acaba de abrirse.
• Recall.ai: grabación de las videollamadas, y seguimiento de los calendarios conectados. Este proveedor es el que tiene la autorización de Google de un calendario conectado, y el que nos dice qué reuniones hay que grabar. Al terminar una reunión, entrega la grabación a AssemblyAI para su transcripción, y solo la transcribe él mismo si AssemblyAI no lo consigue.
• AssemblyAI: transcripción de las videollamadas, cuya grabación le transmite Recall.ai al terminar la reunión, y de la grabación de audio de una reunión celebrada fuera de una videollamada, que el equipo le confía mediante un enlace, desde sus archivos compartidos o depositando el archivo en su área. Reconoce el idioma hablado, y separa las voces de una grabación de audio (las de una videollamada las nombra la propia videollamada); para ello recibe la grabación, junto con los nombres del equipo, de su empresa, de sus contactos y de los participantes anunciados, como palabras que debe reconocer. El tratamiento se realiza en la Unión Europea. El proveedor recoge el archivo él mismo: mediante el enlace dado o, para uno de sus archivos compartidos como para una grabación depositada por el equipo, mediante un enlace de descarga temporal, válido seis horas y entregado solo a él. Una grabación depositada por el equipo se conserva en nuestro almacenamiento el tiempo de la transcripción, y se borra en cuanto la solicitud ha terminado, con éxito o no; si se envió sin que se solicitara la transcripción, se borra en un plazo de cuarenta y ocho horas. Para una grabación de audio, le pedimos que borre la transcripción en cuanto la solicitud ha terminado, con éxito o no; él mismo la borra a más tardar treinta días después, y ese es el plazo que se aplica a una videollamada, cuya solicitud pasa por Recall.ai. También transcribe el dictado del área del equipo (el micrófono del asistente y de la captura rápida de una tarea): la grabación de la voz le llega a través de nuestros servidores, que no la conservan, junto con el idioma de la cuenta, y le pedimos que borre la grabación y su texto en cuanto este nos ha llegado.
• OpenRouter: enrutamiento de la transcripción de una reunión al modelo de lenguaje que escribe su resumen, propone sus tareas, y saca de ella las correcciones que hay que hacer en su ficha, en nuestras notas y en las tareas en curso. Lo que ya tenemos sobre usted se envía junto con la transcripción, para que el modelo sepa de qué línea habla y qué dice esa línea hoy. Para una grabación de audio, un extracto de la transcripción se envía primero, junto con los nombres del equipo, de sus contactos y de los participantes anunciados, a un modelo que reconoce quién habla. El mismo proveedor enruta también, cada vez que un miembro del equipo lo pide, el título y el texto de una nota, una tarea, un resumen de reunión o un contenido para redes sociales al modelo que los traduce a otro idioma, ya que el equipo no habla todo el mismo: nada se reescribe así, el texto original se queda tal como se escribió. Del mismo modo enruta los enunciados de un cuestionario (los títulos de sus secciones, sus preguntas y sus opciones, nunca las respuestas recibidas) al modelo que los traduce, cuando la persona a la que se envió lo lee en un idioma distinto de aquel en el que la agencia lo escribió. El mismo proveedor enruta por último lo que un miembro del equipo escribe al asistente de su área de administración, y lo que ese asistente lee después de nuestros datos para responderle, que puede incluir lo que tenemos sobre usted: esa conversación se conserva en nuestro lado para que su autor la reencuentre y la retome, en un hilo que solo él puede leer, ni siquiera los demás miembros de su equipo, y que renombra o elimina cuando quiere. Su primer mensaje se envía una segunda vez, a un modelo que lo resume en unas palabras para darle su nombre a ese hilo en su lista, y nada más. Del mismo modo enruta el primer mensaje de cada conversación de la mensajería, lo haya escrito usted o el equipo, a un modelo que lo resume en unas palabras para darle su asunto a esa conversación, y nada más: cuando ese mensaje solo lleva archivos, solo salen sus nombres, nunca su contenido. Enruta también la frase que un miembro del equipo dicta para crear una tarea, una vez transcrita, junto con los nombres de las fichas de clientes y de sus contactos que tienen acceso a su espacio, del equipo y de las etiquetas de tareas, a un modelo que la reparte en los campos de la tarea (título, cliente, fechas, prioridad, visibilidad, personas): la frase no se conserva por esa vía, solo la tarea que la persona crea después. Enruta del mismo modo el pasaje que un miembro del equipo selecciona en una nota u otro texto de su espacio para convertirlo en tarea (o los mensajes de una conversación, con su fecha, su hora y el nombre de su autor, cuando saca de ella una tarea), junto con el texto que lo rodea, el título de la nota cuando es una nota, y los mismos nombres: el pasaje no se conserva por esa vía, solo la tarea creada después, que lo cita. También enruta, a medida que se escriben, el texto de las notas, de las reuniones (su acta y su transcripción), de las decisiones, de las tareas, de las conversaciones de la mensajería, de las skills, de los contenidos de publicación y de los archivos compartidos que lo contienen (un PDF que no es un escaneo, un archivo de texto), dividido en pasajes, hacia un modelo que calcula para cada uno una representación numérica de su sentido: es lo que permite al equipo y a su asistente encontrar aquello de lo que se habló sin conocer las palabras exactas. Estos pasajes y sus representaciones se guardan en nuestra base de datos, legibles solo por el equipo y solo para lo que ya puede leer, y se borran junto con aquello de lo que proceden. La pregunta que se hace a esta búsqueda también se envía al mismo modelo, y no se guarda. Nuestro enrutamiento ya no excluye a los proveedores de modelos que conservan o reutilizan lo que se les envía: lo que ocurre con un texto una vez que les llega es cosa de la política de cada proveedor, que nuestro proveedor publica proveedor por proveedor. El mismo proveedor enruta por último, cada vez que un miembro del equipo lo pide desde el Studio, su estudio de generación de medios, la indicación que escribe y las imágenes que le adjunta, al modelo que dibuja la imagen o rueda el vídeo solicitado: lo que sale es lo que él ha escrito y elegido, nunca lo que tenemos sobre usted, y el resultado vuelve a nosotros, a un almacenamiento privado. Salvo que el equipo lo desactive, cada indicación pasa también por un modelo de lenguaje que la reescribe como una consigna detallada, y propone varias variantes cuando se piden varios resultados, antes de salir hacia el modelo que dibuja. El estudio guarda por último personajes que el equipo registra para encontrarlos de una imagen a otra: un nombre, una breve descripción y hasta cuatro fotos, a menudo de una persona real, que solo debe figurar en ellas con su consentimiento. Estas fotos se almacenan en nuestros sistemas, en el mismo almacenamiento privado, salen hacia el modelo que dibuja cada vez que una petición pone en escena a ese personaje, y se borran en cuanto el equipo elimina el personaje. Según el modelo elegido, estas peticiones salen hacia proveedores distintos (en particular Alibaba, ByteDance, Google, OpenAI, Black Forest Labs, Runway, Kuaishou, MiniMax, xAI, HeyGen y Recraft); lo que sale sigue siendo lo que el equipo ha escrito y elegido. Los retoques de un resultado (recorte, fondo, luz, zona, encuadre, definición, vídeo) envían igualmente el resultado de partida con la consigna del retoque, y la copia que guardan de él vive con ellos. El equipo puede pedir a un modelo de visión que estime cómo funcionaría un resultado en una red social: el resultado, su consigna y la red elegida salen entonces hacia ese modelo, y la estimación se guarda en nuestros sistemas junto al resultado. También puede indicar la dirección pública de una página de producto: nuestro servidor la lee, extrae el título, la descripción, el precio y la foto del producto, que un modelo de lenguaje convierte en una idea de anuncio, y la foto se guarda como referencia de los resultados que salen de ella. La guía de marca de un cliente (colores, tipografías, reglas, tono y logotipo), cuando el equipo ha escrito una, se guarda en nuestros sistemas hasta que el equipo la retira o elimina la ficha, y sale con cada petición de un proyecto vinculado a ese cliente, el logotipo solo cuando el equipo lo pide. Un resultado que el equipo envía a las publicaciones de un cliente se copia entre sus archivos, y sigue desde entonces sus reglas. El montaje y la prolongación de un vídeo se hacen en nuestros propios servidores, sin terceros, salvo el plano que prolonga, pedido al modelo de vídeo a partir de la última imagen. El vídeo es la única excepción, y es técnica: como su generación es diferida, el proveedor conserva el resultado hasta que vamos a buscarlo, cosa que ningún ajuste de nuestro lado puede impedir. Podemos restablecer esa exclusión solo con configuración, sin cambiar nada del servicio, y este documento lo dirá el día en que lo hagamos.
• Meta (WhatsApp Business Platform): encaminamiento de los mensajes de WhatsApp de un número que una agencia ha vinculado. Meta nos transmite los mensajes recibidos y el estado de los enviados, y recibe las respuestas escritas desde el servicio. El token que emite para ese número se conserva cifrado en nuestros sistemas, con una clave que no reside en la base de datos.
• Anthropic (rutinas de Claude Code): cuando un miembro del equipo confía una tarea a Claude, transmitimos a la rutina que la agencia ha vinculado el identificador de la tarea, su título, su dirección y el nombre de la persona que la confía. La sesión que se inicia, abierta con la suscripción de Claude de quien creó la rutina, lee después la tarea y lo que la rodea (su descripción, su hilo, la ficha del cliente al que se refiere) con los derechos de esa cuenta en el espacio de administración, y puede escribir en él como un miembro del equipo. Lo que lee va a Anthropic, según las condiciones de esa suscripción. Guardamos la dirección de la sesión y su fecha de inicio mientras la tarea siga confiada a ella, y esa dirección también se escribe en el hilo de la tarea, donde permanece con él; el token de la rutina se conserva cifrado en nuestros sistemas, con una clave que no reside en la base de datos.
• Los servicios que la agencia conecta a su propia área de administración: el equipo puede enchufar las herramientas que usa en otros sitios (un espacio de trabajo, una tienda, una herramienta de gestión) para que el asistente de esa área sepa consultarlas. Todo lo que un miembro del equipo pida entonces al asistente que envíe a uno de esos servicios va a ese servicio, en sus propios términos, y puede incluir lo que tenemos sobre usted, incluido un archivo de su carpeta, que ese servicio viene entonces a buscar él mismo mediante un enlace de descarga temporal (véase «Archivos compartidos» más arriba); lo que el asistente trae de vuelta no se conserva más allá de la conversación. Esos servicios los elige la agencia y no nosotros: hay una lista actualizada disponible a petición en contact@nokimind.com. La agencia también puede poner esos servicios a disposición del asistente que un miembro del equipo conecta a su área (Claude, por ejemplo): este los llama entonces con la propia cuenta de ese miembro en el servicio, y lo que pasa así por nuestros servidores no se conserva en ellos.
• El software al que la agencia da una clave de API: puede abrir su área de administración a una herramienta externa (una automatización, su propio programa de gestión) mediante una clave que crea y revoca desde esa área. Ese software llama entonces al servicio en nombre del miembro del equipo que creó la clave, solo ve lo que esa persona ve, y solo las acciones que la clave permite. Lo que haga después con ello es cosa de la agencia y del editor de esa herramienta, no nuestra; la lista de las claves vivas, y de lo que abre cada una, está disponible a petición en contact@nokimind.com.

El equipo de Noki Mind puede abrir su área de cliente para verla como la ve usted, para ayudarle a configurarla o para entender lo que nos comunica. No adopta allí su identidad: todo lo que escriba sigue firmado con su propio nombre, y los datos mostrados son datos a los que ya puede llegar desde su propia área.

No vendemos ni alquilamos sus datos, y no se los pasamos a ningún anunciante. Solo pueden comunicarse a un tercero por requerimiento de una autoridad competente.

Los datos recibidos de las API de Google están sujetos a la Política de datos de usuario de los servicios de API de Google, incluidos sus requisitos de uso limitado: solo sirven para las funciones descritas aquí, no se venden, ni se alquilan, ni se usan con fines publicitarios o de elaboración de perfiles, y nadie los lee fuera de los casos que esa política permite (su solicitud, la seguridad del servicio, una obligación legal).

6. Transferencias fuera de la Unión Europea

Algunos de nuestros proveedores están establecidos en Estados Unidos o pueden realizar allí operaciones de soporte. Esas transferencias se amparan en las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea, complementadas en su caso por la certificación del proveedor en el marco EU - US Data Privacy Framework, y por medidas técnicas como el cifrado.

El detalle de las garantías aplicables está disponible a petición en contact@nokimind.com.

7. Cuánto tiempo los conservamos

Nada se conserva por costumbre: cada plazo responde a un motivo.

• Solicitud de contacto sin continuidad: 3 años desde el último intercambio.
• Cuestionario enviado y sin respuesta: 12 meses, y después se borra. Un cuestionario respondido sigue el plazo de conservación de la ficha de cliente a la que está vinculado.
• Cita reservada mediante un enlace de reserva: hasta su anulación, o hasta que se borra el enlace que la recibió, que se la lleva consigo. El evento y su invitación viven después en los calendarios de Google de los participantes, según sus propios ajustes.
• Respuestas a los formularios del espacio cliente, imágenes incluidas: el plazo de los datos del cliente al que están vinculadas, y hasta que el equipo las elimine, lo que se lleva sus imágenes. Eliminar un formulario elimina sus respuestas. Una imagen quitada antes del envío se borra al instante; la de un formulario que se abandona sin enviar permanece en el almacenamiento privado, sin vincularse a ninguna respuesta ni ser leída por nadie, y se va con los datos del cliente.
• Datos de un cliente con contrato: mientras dure la relación, y después 5 años por el plazo de prescripción mercantil.
• Presupuestos firmados, facturas y documentos contables: 10 años, como exige la ley.
• Credenciales compartidas: hasta su revocación o hasta el fin de la colaboración; su registro de accesos se conserva 12 meses.
• Calendario conectado: hasta que se desconecta, lo que borra la conexión y el testigo en nuestro lado, retira el aviso de reunión abierta en Google y la autorización en nuestro proveedor de grabación. Los eventos creados o modificados desde la Agenda viven en el calendario de Google, y allí se quedan. El vínculo entre una tarea y su evento dura mientras la tarea esté en el calendario; desconectar el calendario lo borra, y deja el evento en Google. Las grabaciones, transcripciones y resúmenes ya producidos siguen la conservación de los datos del cliente afectado.
• Archivos compartidos: hasta que quien los añadió los borre, y como muy tarde 12 meses después del fin de la colaboración. El enlace temporal creado para que un servicio externo venga a buscar uno de ellos dura treinta minutos y diez descargas; la fila que lo lleva, junto con la fecha de creación, la fecha de cada descarga y el nombre del miembro del equipo que lo pidió, se borra en las veinticuatro horas siguientes a su caducidad.
• Notas del equipo, publicadas o no: el plazo de conservación de los datos del cliente del que hablan, y hasta que el equipo las borre cuando no hablan de ningún cliente.
• Conversaciones con el asistente del área de administración: se conservan hasta que su autor las elimine, y como muy tarde al cerrarse su cuenta, que se las lleva todas. Solo él puede leerlas. La medición de cada petición sigue a su conversación y se borra con ella.
• Notificaciones en su área, y en la plataforma B2B: hasta que las vacíe del panel de notificaciones, y como muy tarde al cerrarse su cuenta. La suscripción push de un dispositivo vive igual, hasta que la retire, hasta que el navegador deje de reconocerla, o hasta que el servicio push nos diga que ya no existe, en cuyo caso se borra en el primer envío que lo descubra.
• Una traducción de un texto pedida por el equipo: se conserva mientras el texto que traduce no haya cambiado, únicamente para no tener que rehacerla en cada lectura, y se borra junto con ese texto. Nunca sustituye al original, que sigue su propio plazo de conservación.
• Un conector enchufado al asistente de la agencia: su dirección se conserva hasta que se retira, lo que la borra. Lo que lo abre depende del servicio: bien un testigo de acceso copiado por la agencia, conservado cifrado y borrado con el conector; bien una autorización OAuth dada por cada miembro del equipo para su propia cuenta en ese servicio, en cuyo caso los testigos emitidos se cifran bajo una clave que no vive en la base de datos, se conservan hasta que esa persona se desconecta o se retira el conector, y el registro de la aplicación en ese servicio se conserva mientras dure el conector. Todo lo que ya se haya enviado al servicio así conectado sigue la conservación propia de ese servicio, sobre la que no tenemos ninguna influencia.
• Catálogos mayoristas y la cuenta de vendedor que los gestiona: cada catálogo se conserva mientras el mayorista lo gestione, y después se borra en los 30 días siguientes a su cierre, yéndose las imágenes subidas para sus productos con el producto que ilustran, y siguiendo cada uno de los demás catálogos de la misma cuenta su propio plazo. Los pedidos ya realizados y los documentos ya emitidos no se van con él: siguen su propio plazo, más abajo.
• Pedidos de la plataforma B2B: 10 años, como todo documento comercial. Por eso se copia en ellos la identidad del comprador: el pedido debe seguir siendo legible aunque la cuenta que lo hizo se haya cerrado entretanto.
• Cartera de clientes y documentos de la plataforma B2B: la ficha que un mayorista lleva sobre un cliente, nota incluida, se conserva hasta que la elimine, y como máximo hasta el cierre del catálogo. Un borrador de presupuesto, factura o rectificativa se elimina cuando él quiera. Un documento emitido se conserva 10 años, como todo documento comercial, con la identidad del cliente y del emisor que copió: ya no se modifica ni se elimina, y eliminar la ficha del cliente no se lo lleva.
• Mensajes de WhatsApp: mientras la agencia conserve su espacio. Desvincular el número borra el token en nuestros sistemas y detiene la recepción, sin borrar las conversaciones ya recibidas, que la agencia recupera si lo vuelve a vincular; se eliminan previa simple solicitud a contact@nokimind.com.
• Registros técnicos: 12 meses como máximo.
• Cuenta con sesión iniciada: hasta que se cierra el acceso, y después se borra en 30 días, salvo los documentos que la ley nos obliga a conservar más tiempo.

8. Sus derechos

El RGPD le concede derechos sobre sus datos, y todos se ejercen en la misma dirección: contact@nokimind.com.

• Acceso: saber si tratamos datos sobre usted, y obtener una copia.
• Rectificación: hacer corregir una información inexacta o incompleta.
• Supresión: hacer borrar sus datos cuando ningún fundamento legal nos obligue a conservarlos.
• Limitación: pedir que el tratamiento se congele mientras se resuelve una discrepancia.
• Oposición: oponerse, por motivos relativos a su situación, a un tratamiento basado en nuestro interés legítimo.
• Portabilidad: recibir, en un formato legible por máquina, los datos que nos haya facilitado.
• Retirada del consentimiento: en cualquier momento, para lo que se base en él, sin afectar a lo hecho antes.
• Instrucciones post mortem: definir qué ocurre con sus datos tras su fallecimiento.

Respondemos en el plazo de un mes, ampliable en dos meses para solicitudes complejas, en cuyo caso se lo decimos. Solo se pide una prueba de identidad cuando hay una duda razonable sobre quién pregunta.

Si nuestra respuesta no le satisface, puede presentar una reclamación ante la autoridad francesa de protección de datos (CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, cnil.fr) o ante la autoridad de control de su país de residencia.

9. Cómo los protegemos

La seguridad no es una promesa sino un conjunto de medidas. Estas son las principales.

• Todo el tráfico circula por HTTPS, sin excepción.
• Las contraseñas nunca se almacenan en claro, y nadie en Noki Mind puede leerlas.
• La dirección de inicio de sesión de una cuenta solo se sustituye tras confirmación por enlace: una sesión que se ha dejado abierta no basta para pasar una cuenta a la dirección de otra persona.
• Las credenciales que nos confía están cifradas en reposo, bajo una clave que se rota, y cada lectura queda registrada.
• Los archivos que añade viven en un espacio de almacenamiento privado: ninguna dirección pública lleva hasta ellos, y cada apertura pasa por un enlace temporal emitido a quien tiene derecho a ver ese archivo. Ese enlace puede entregarse a un servicio que la agencia haya conectado a su área, cuando le pide a ese servicio que venga a buscar un archivo: dura entonces media hora y diez descargas, lleva ese único archivo, y el derecho de quien lo pidió se vuelve a comprobar en cada descarga.
• La base de datos impone una separación por filas: una cuenta nunca ve más que la ficha, los presupuestos y las tareas que le conciernen.
• Los accesos del equipo siguen el principio de mínimo privilegio y se retiran cuando alguien se va.
• Una clave de API nunca se conserva en claro: la base de datos solo guarda una huella, nadie puede volver a mostrarla, y lleva permisos limitados a aquello para lo que se creó. Se revoca en un gesto, y la fecha de su última llamada es visible, de modo que una clave olvidada puede detectarse y cortarse. La función de la cuenta a la que pertenece se vuelve a comprobar en cada llamada: retirar el acceso cierra la clave al mismo tiempo.

Si una violación de datos supusiera un riesgo para sus derechos, lo notificaríamos a la CNIL en un plazo de 72 horas y se lo comunicaríamos directamente en los casos previstos por el RGPD.

10. Decisiones automatizadas

Ninguna decisión que produzca efectos jurídicos sobre usted se toma únicamente sobre la base de un tratamiento automatizado, y no elaboramos ningún perfil publicitario. Las herramientas de asistencia que nos ayudan a redactar o a resumir siempre las revisa una persona antes de que nada le llegue.

11. Cambios en esta política

Esta política puede cambiar a medida que lo hagan el servicio o la normativa. La fecha de la última actualización está en la parte superior de la página, y todo cambio sustancial se anuncia por correo o en su siguiente inicio de sesión, antes de que surta efecto.

12. Escríbanos

Una duda, una solicitud de ejercicio de derechos, una preocupación: contact@nokimind.com. Los datos postales del editor están en el aviso legal.